Gode råd til dig der arbejder med udbud!

Det er afgørende, at alle relevante parametre for opgaveløsningen, herunder kapacitet af arbejdsstationer og geografisk dækning, altid vægtes i evalueringen. Udbudslovens regler for evaluering støtter vigtigheden af at anerkende, hvordan disse parametre bidrager til en tilbyders evne til effektivt at opfylde opgavekrav.

Klager bør sikre, at deres tilbud indeholder fuldstændige og entydige produktbeskrivelser samt tilstrækkeligt dokumentation, der kan demonstrere opfyldelse af kravene. Dette kan være grundlaget for at undgå lignende situationer i fremtiden.

Det er essentielt for tilbudsgivere at sikre, at deres tilbud er klart og entydigt defineret i forhold til de krav og kriterier, der angives i udbudsmaterialet. Eventuelle misforståelser eller uklarheder i tilbuddet kan medføre negativ vægt under evalueringen, hvilket vil påvirke pointtildelingen. I henhold til udbudslovens § 2 og § 160 skal alle relevante evalueringselementer eksplicit fremgå af udbudsmaterialet.

Ordregivere skal sørge for at give tilstrækkelig og klar begrundelse for tildelingsbeslutninger, så alle tilbudsgivere kan forstå evalueringen af deres tilbud og grunden til afvisningen.

Som klager er det kritisk at sikre, at al fremlagt dokumentation er fyldestgørende og præcis for at maksimere chancerne for at få medhold i klagen. Det er nødvendigt at have et klart overblik over, hvilke oplysninger der skal underbygges, og præsentere dem på en struktureret og overbevisende måde.

Det er essentielt, at klageren i enhver klagesag fremlægger solid dokumentation for både at understøtte kravene om erstatning og for at demonstrere de specifikke fejl og mangler i ordregivers håndtering af udbudsprocessen. En utilstrækkelig dokumentation kan styrke ordregiverens sag og svække klagerens, som set i denne afgørelse, hvor Verdis A/S ikke kunne påvise tilstrækkelig bevis for det påståede tab.

Tilbudsgivere skal sikre, at alle dele af deres tilbud er præsenteret klart og entydigt, især når der præsenteres intervaller for kritiske elementer som antal koncertdage. Utilstrækkelig dokumentation eller uklarhed kan føre til, at tilbuddet vurderes negativt i evalueringen. Ifølge udbudslovens principper skal der lægges vægt på de forpligtende angivelser i tilbuddene, hvilket betyder, at uklarheder indført af tilbudsgiveren kan medføre en penaliserende konsekvens.

Ordregivere skal nøje differentiere pointgivningen i evalueringen af tilbud baseret på både pris og kvalitet. Evalueringen må ikke uretfærdigt favorisere tilbyderens pris, hvis kvaliteten også vejer tungt i det samlede vurderingskriterium.

Evalueringsmodeller skal være klare og gennemsigtige, hvilket er en forudsætning for at opfylde ligebehandlingsprincippet i udbudsloven. Udbudslovens § 160, stk. 2, kræver, at modellerne er beskrevet i udbudsmaterialet på en måde, der gør, at tilbudsgiverne kan forstå, hvordan deres tilbud vil blive vurderet. Specielt i tilfælde af få indkomne tilbud skal evalueringsmodellen være skabt til at reflektere de reelle forskelle mellem tilbuddene.

Det er afgørende, at når en part fremsætter erstatningskrav, skal den pågældende part inden for rammerne af udbudsloven dokumentere både tabets størrelse og årsagssammenhængen mellem tabet og det faktiske forløb. Klagenævnet understregede, at Verdis A/S ikke kunne fremlægge tilstrækkelig veltimet og konkret dokumentation for et krav på 19.153.000 kr., hvilket førte til, at erstatningen i stedet blev skønsmæssigt fastsat til 10.000.000 kr. grundet usikkerhed ved estimering af indtægtsgrundlaget.

Tilbudsgivere bør undgå brugen af vag og generel sprogbrug og i stedet anvende præcise og specifikke formuleringer, når de udarbejder deres tilbud. Formuleringer, der er åbne for fortolkning, kan skabe uklarhed og eventuelt føre til afvisning af tilbuddet som følge af evalueringens kriterier.

Tilbudsgivere bør altid sikre, at deres tilbuds tidsplaner lever op til de krav, der er specificeret i udbudsmaterialet, særligt i forbindelse med transitionsfaser. Tidsplanens struktur og indhold skal være i overensstemmelse med de angivne krav for at undgå negative evalueringer. Udbudslovens § 160 understreger vigtigheden af, at ordregiver kun må tillægge betydning til de forhold, der er angivet i udbudsmaterialet.

Tilbudsgivere skal sikre, at dokumentation for virksomhedens pålidelighed er korrekt og fyldestgørende for at undgå udelukkelse fra udbud. Udbudslovens § 138, stk. 3, nr. 1, pålægger tilbudsgivere at dokumentere, at de ikke er blevet pålagt erstatning ved en endelig afgørelse. Manglende dokumentation kan føre til, at tilbudsgiveren ikke vurderes som pålidelig, som set i den foreliggende sag.

Det er vigtigt, at der er reel identitet mellem den prækvalificerede ansøger og den tilbudsgiver, der indgiver tilbud. At der er forskel på ansøgerens identitet og den enhed, der afgiver tilbud, kan udgøre et brud på udbudsloven. I denne sag blev UVdata udfordret på, om det i virkeligheden var dem, der havde prækvalificeret sig, givet KMD's betydelige involvering i tilbuddet.

Tilbudsgivere skal sikre, at alle relevante felter i tilbudslisten udfyldes korrekt, herunder de priser som kræves for reservedele og komponenter, for at tilbuddet kan blive taget i betragtning. Undladelse af at angive en pris i de relevante felter, selv for produkter der ikke sælges, kan føre til afvisning af tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Dette er i tråd med udbudslovens krav om ligebehandling og gennemsigtighed, som understøtter nødvendigheden af præcise og komplette tilbud.